|
« شرح وظايف مسئول دبيرخانه مركزي مديريت ساختمان مركزي دانشگاه » v مسئول دبيرخانه مركزي - نظارت بر ثبت وارسال كليه نامه هاي وارده بر دبيرخانه مركزي
- نظارت وهماهنگي جهت دريافت تفكيك توزيع پست وفاكس نمون كليه مكاتبات
- نظارت برنحوه ثبت احكام كارگزيني وبرگ ماموريت هاي اداري
- نظارت بر دريافت وارسال كليه نامه هاي شبكه دولت، ECE و دیدگاه
- نظارت بر اجراي دقيق اتوماسيون اداري دردبيرخانه وواحدهاي تابعه
- نظارت بر نحوه بايگاني نامه ها دردبيرخانه
- نظارت بر رفت وآمد پرسنل مرخصيها وپاسهاي اداري وشخصي
- عضو اصلی ستاد هفته سلامت دانشگاه
- شرکت در کلیه جلسات و پیگیری مصوبات مربوط به ساختمان مرکزی
- پیگیری و تائید قبوض تلفن ساختمان مرکزی
- ارسال نامه مربوط به هزينه پستي دبيرخانه مركزي به مديريت ساختمان
- ارتباط با دفتر پستي طرف قرارداد ونظارت بر حسن انجام امور پستي دفتر
- بررسي جهت انتخاب بهترين دفتر خدمات ارتباطي جهت عقد قرارداد وپيگيري عقد قرارداد
- تعيين واعلام كد مكاتباتي نامه هاي صادره جهت واحدهاي تابعه وارسال ليست كدمكاتباتي واحد ها
- دريافت ليست حضور وغياب ماهيانه پرسنل مجموعه دبیرخانه مرکزی وتنظيم واصلاح موارد لازم وارسال به واحد حضور وغياب
- پيگيري کلیه امور اتوماسيون (مانند : رسميت بخشيدن به امضاء الكترونيك )
- تهيه وتنظيم وليست بندي كشيكهاي نوروزي مجموعه مديريت ساختمان
- آموزش حضوري اتوماسيون به نماينده هاي معرفي شده از طرح واحدهاي تابعه
- جوابگويي ورفع مشكل وارائه راهنمايي حضوري وتلفني اتوماسيون
- نصب اطلاعيه هاي مديريت ساختمان درتابلو اعلانات اتوماسيون
- ارائه گزارش عملكرد دبيرخانه مركزي به مديريت ساختمان
- شركت دركميته وب سايت مديريت ساختمان وپيگيري مصوبات آن
- ارائه مشكلات نرم افزاري وپيشنهادات مربوط به اتوماسيون اداري به فن آوري اطلاعات
- انجام كليه امور پرسنلي مجموعه مديريت
- ارائه گزارش دوره اي از برنامه عملياتي وجدول گانت مديريت به معاونت پشتيباني
- نظارت برارسال گزارش شبكه دولت به استانداري
- برنامه ريزي جهت اعزام نيروي جايگزين به واحدهاي ساختمان مركزي
- برنامه ريزي جهت اعزام نيرو به استانداري وفرمانداري درسفرهاي مقامات به استان
- تهيه وتوزيع فرمهاي ارزشيابي پرسنل مجموعه مديريت ودريافت وتنظيم آنها
- ارزشيابي پرسنل دبيرخانه مركزي
- ثبت نمرات ارزشيابي درنرم افزار ارزشيابي وتهيه ليست نهايي وارسال به واحدارزشيابي
- تهيه ليست حق لباس پرسنل رسمي وپيماني مجموعه مديريت ساختمان
- تهيه وتنظيم ليست مانده مرخصي پرسنل قراردادي مجموعه مديريت ساختمان
- كارشناس موارد پيشنهادي ارسال شده از كميته پيشنهادات مرتبط به دبيرخانه مركزي به امور مكاتباتي
- شركت دركميته شفاف سازي ومستند سازي فرآيند معاونت پشتيباني به عنوان نماينده مديريت
- اخذ شرح وظايف كليه پرسنل مجموعه مديريت ساختمان
- تنظيم فرآيند هاي كاري ورسم فلوچارت جهت كليه واحد هاي مديريت
- شركت درجلسات مربوط به اتوماسيون اداري در فن آوري اطلاعات
v معاون دبيرخانه مركزي - اداره دبيرخانه مركزي در غياب مسئول دبيرخانه
- آموزش اتوماسيون اداري به همكاران خارج ازحوزه ساختمان مركزي
- حضور در شيفت هاي ماهيانه دبيرخانه مركزي
- ثبت ، اسكن و ارجاع كليه نامه هاي مربوط به معاونتها و مديريتها
- الصاق فرم كسرپيوست و عودت نامه هاي داراي نقص جهت سازمان و ارگان فرستنده نامه
- پيگيري تلفني و پاسخگويي جهت كليه معاونتها
- پاسخگويي و پيگيري نامه هاي ارباب رجوع به صورت تلفني و حضوري
- تهیه وتنظیم لیست کشیک نوروزی ستاد تسهیلات نوروزی پرسنل دبیرخانه مرکزی
|
|
|
|
