طی حکمی از سوی مدیر امور پشتیبانی و رفاهی دانشگاه علوم پزشکی شیراز، «اعظم شیرمردزاده» به عنوان رییس اداره دبیرخانه مرکزی این دانشگاه منصوب شد.

به گزارش روابط عمومی معاونت توسعه مدیریت و منابع دانشگاه علوم پزشکی شیراز، در متن حکم مهندس «مهدی ترابی» خطاب به «اعظم شیرمردزاده» آمده است: بازگشت به ابلاغ شماره 2180994 / 97 مورخ 9 / 8 / 97 و نظر به مراتب تعهد و تجارب ارزنده سرکارعالی به موجب این ابلاغ به عنوان رییس اداره دبیرخانه مرکزی دانشگاه منصوب می گردید تا با استعانت از الطاف الهی و حسن تدبیر در انجام امور محوله برابر ضوابط و مقررات قانونی و شرعی زیر نظر مستقیم رییس اداره ساختمان مرکزی طبق شرح وظایف ذیل انجام وظیفه نمایید.

توفیقات روزافزون شما را در سایه توجهات حضرت بقیه الله از درگاه خداوند منان خواستارم.

-نظارت بر دریافت، ثبت و ارسال نامه ها و نمابرهای وارده اعم از اتوماسیون/ شبکه الکترونیک دولت/ نمابر و...

- مدیریت نظارت بر گردش مکاتبات و مراسلات جهت حصول اطمینان از ارسال و توزیع به موقع

- مدیریت سوابق کلیه نامه ها و بخشنامه های وارده و صادره

- بررسی و ارایه راهکارهای لازم جهت بهبود فرایندهای دبیرخانه

- استفاده بهینه از ظرفیت های بخش خصوصی و درون سازمانی در امور مربوط به دبیرخانه و ارسال مراسلات

- تعریف دقیق فعالیتها، مستند سازی فرآیندهای دبیرخانه و تقسیم عادلانه امور بین پرسنل واحد

- مدیریت تسریع در پاسخگویی به ارباب رجوع، مسوولین و همکاران دانشگاهی با حفظ احترام به آنان

- همکاری تنگاتنگ و مستمر با میز خدمت جهت ارائه خدمات مطلوب تر به مراجعین

- نظارت بر ثبت و تفکیک کلیه احکام حقوقی اعم از رسمی، پیمانی، طرحی، قراردادی و هیات علمی

- مدیریت ارسال نامه های پستی به گونه ای که ضمن رعایت زمان ارسال متناسب مکاتبات و مرسولات، سعی شود ارسال از طریق پست سفارشی و پیشتاز به حداقل ممکن برسد.

- تهیه گزارش عملکرد ماهیانه مورد نیاز دبیرخانه مرکزی جهت ارائه به اینجانب

- نظارت مستمر بر عملکرد پرسنل محترم دبیرخانه مرکزی

- نظارت و مشاوره راهنمایی کلیه واحدهای زیر مجموعه دانشگاه جهت ارسال مجله، کتاب، پوستر، ...

- نظارت بر ارسال نامه های آنی و پیوست دار به سازمانهای دولتی در موعد مقرر

- نظارت بر ارسال نامه های شبکه دیدگاه وزارت و همچنین ایمیل کردن بعضی از نامه های سازمانهای جزء شبکه ECE

-انجام سایر امور محوله از طرف مدیریت امور پشتیبانی و رفاهی دانشگاه